همانگونه كه در بخشهای قبل ذكر شد، اندازه‌گیری عوامل تشریح كننده عملكرد، تنها زمانی لازم است كه از داده‌ها در تصمیم‌گیریها استفاده شود. تصمیماتی كه به‌منظور جهت‌گیریهای راهبردی و یا هدایت سازمان در پیاده‌سازی مفاهیم راهبردی، باید اتخاذ گردند. مجموع این تصمیمات است كه به ایجاد و یا به عبارتی بهتر، به مدیریت عملكرد می‌انجامد.

برای دستیابی به عملكرد، باید از شاخصهای پیشرو یا آینده‌نگر (Leading indicator) استفاده شود. شاخصهای پسرو یا گذشته‌نگر (Lagging indicator) تنها وقایع تاریخی را بیان می‌كنند، در حالیكه شاخصهای آینده‌نگر باعث مهیا شدن شرایط برای پرورش عملكرد می‌شوند. البته برای تمدید اعتبار معیارهای آینده‌نگر، مدل باید بطور پیوسته ارتباطاتش را معتبر كند. این اعتبار بخشی باید تا حد امكان آینده‌نگر باشد.

همانطور كه گفتیم، عملكرد چند بعدی است و شامل عناصری است كه هم نتایج و هم فرآیندهای ایجاد نتایج را شامل می‌شود. از اینرو معیارهای كیفی و كمی، تنها نمایندگان عملكرد هستند و نباید با عملكرد اشتباه شوند. به عنوان مثال تعاریف حسابداری و معیارهای عملكرد، نمایندگان ساختگی تصمیمات قبلاً اتخاذ شده مدیران هستند.

پیشنهاد 4: عملكرد فقط وقتی وجود خواهد داشت كه نتایج حاصله را بتوان شرح داد و یا اندازه‌گیری كرد و نیز بتوان آنها را در اختیار كسی قرار داد كه قصد انجام كاری از طریق مدل به اشتراك گذاشته شده را دارد.

پیشنهاد 5: شاخصها و معیارهای عملكرد نباید با عملكرد كه این شاخصها و معیارها تنها قسمتی از آن را توصیف می‌كنند، اشتباه گرفته شوند.

اشخاصی كه درون یا بیرون سازمان هستند، می‌توانند تعاریف متفاوتی برای عملكرد ارائه دهند. تعاریف ارائه شده توسط فردی از درون سازمان، بر ایجاد نتایج از طریق اعمال انجام شده تمركز دارد. در این حالت اگر افراد داخل سازمان، دیدگاههای متفاوتی به عملكرد نداشته باشند، یك تعریف یكتا و مشترك از عملكرد ارائه خواهد شد كه در عمل كاری بس دشوار است. در مقابل یك فرد خارج از سازمان به شاخصهای عمومی بر مبنای تعاریف آماری محتمل و از قبل تعریف شده نظیر آنچه در آنالیزهای مالی پیدا می‌شود، نظر دارد و كارهای واقعی سازمان در جعبه سیاه باقی خواهد ماند. در این صورت تعریف عملکرد توسط چنین فردی، بر پیش‌بینی اعمال و نیز بر تخمین احتمال نتایج مشخص آینده تمركز دارد. بنابراین عملكرد از دیدگاه افراد خارج سازمان، باعث بحثهای بیشتر خواهد شد.

پیشنهاد 3: اگر ارزیابها در داخل یا خارج سازمان باشند، عملكرد را یكسان تفسیر نخواهند كرد.

عملكرد و معیارهای آن باید با خوب یا بد توصیف شوند. عملكرد ذاتاً بدون علامت است و همیشه باید مقایسه‌ایی برای تعیین عملكرد وجود داشته باشد.

برای مثال، در نظر بگیرید كه تأخیر در تحویل، یك پارامتر شرح‌دهنده عملكرد سازمان است، نمی‌توان گفت كه اگر 10 درصد سفارشها با 5 روز تأخیر مواجه شدند، خوب است یا بد. حتی نمی‌توان گفت كه اگر درصد تأخیر در سفارشها، از 10% به 5% برسد، واقعاً بهبودی وجود داشته است یا خیر. برای تفسیر این داده‌ها، فرد باید بداند (یا حدس بزند) كه رقیب یا دیگر كاربران در فرآیند مشابه، چه كرده اند. به شكل زیر توجه كنید.

عملکرد چیست؟ (قسمت دوم)

مروری بر فرهنگهای لغات نشاندهنده تنوع معانی واژه عملكرد است. بنظر می‌رسد منطقی است كه ابتدا لیستی از تمام این معانی ضمنی ارائه شود و از تجمیع آنها بتوان یك تعریف قابل استفاده برای عملكرد ارائه داد:

- عملكرد، قابل اندازه‌گیری بوسیله عدد یا یك اصطلاح است.

- عملكرد، انجام دادن چیزی است با یك قصد و نیت خاص (مثلاً ایجاد ارزش).

- عملكرد، نتیجه یك عمل است (ارزش قابل اندازه‌گیری ایجاد می‌شود).

- توانایی انجام یك نتیجه یا قابلیت ایجاد آن را عملكرد گویند (برای مثال، رضایت مشتری به نظر می‌رسد معیار قابلیت سازمان برای فروش آینده است).

- عملكرد، مقایسه نتایج با چند الگو یا مرجع انتخاب شده یا تحمیل شده داخلی یا خارجی است.

- عملكرد، نتایج مقایسه با انتظارات است.

- عملكرد در روانشناسی، آن چیزی است كه بروز داده می‌شود.

- عملكرد در هنرهای نمایشی، نمایشی است كه شامل ایفای نقش یا اعمال و نتایج اعمال است.

- عملكرد، یك قضاوت توسط رقباست (مشكل اینجاست كه تعریف كنیم چه كسی قاضی است و بدانیم در چه شرایطی قضاوت صورت می‌گیرد).

بنابراین می‌توان گفت كه عملكرد هم به عمل، هم به نتیجه عمل اشاره دارد. به عبارت دیگر، عملكرد به عنوان عمل امروز كه مقدمه تولید مقدار مشخصی از  ارزش خروجی فرداست، تعریف می‌شود.

باز هم در این مورد با هم صحبت خواهیم کرد.

عملكرد چیست؟ (قسمت اول)

این اعتقاد وجود دارد كه عملكرد تنها در یك فضای تصمیم گیری، معنی پیدا می‌كند. یعنی تصمیم گیرندگان داخلی و خارجی شركت باید در مورد عملكرد به توافق برسند.

كلمه عملكرد به طور وسیع در مبحث مدیریت مورد استفاده قرار می‌گیرد. علیرغم تواتر استفاده از این كلمه، معنی دقیق آن، بندرت توسط نویسندگان صریحاً تعریف شده است.

اغلب عملكرد با كارایی (Efficiency) و اثربخشی (Effectiveness) تعریف شده است. مثلاً .Neely et al در سال 1995 بیان می‌كنند كه چون اثربخشی بیانگر میزان دستیابی به اهداف بوده و كارایی به این موضوع اشاره دارد كه منابع از نظر اقتصادی، چگونه برای كسب هدف بكار رفته‌اند، می‌توان آنها را دو بعد مهم عملكرد دانست. یعنی هم علل داخلی (كارایی) و هم دلایل خارجی (اثربخشی) برای بخشهای خاص عملكرد، می‌توانند وجود داشته باشند. از اینرو عملكرد تابعی از كارایی و اثربخشی فعالیتهای صورت گرفته است.

بعداً بیشتر دراین باره صحبت خواهیم كرد.